Personeelsadministratie
Ondernemen is een hele klus. Er komen heel wat uitdagingen kijken bij het leiden van een onderneming. Heb je ook nog eens personeel in dienst, stapelen de administratieve verplichtingen zich verder op. Een correcte loonadministratie is niet alleen cruciaal om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om je medewerkers tevreden te houden en je bedrijfsorganisatie soepel te laten verlopen.
Wat is loonadministratie?
Loonadministratie omvat alle financiële en administratieve taken die te maken hebben met het verwerken van salarissen en andere vergoedingen voor je medewerkers. Denk maar aan het berekenen van bruto- en nettolonen, het inhouden van belastingen en sociale bijdragen, het uitbetalen van lonen en het bijhouden van alle relevante gegevens van, over en voor je personeel.
Loonadministratie is een ruime en bovendien complexe tak van de bedrijfsadministratie.
Onder loonadministratie verstaan we onder meer:
Gegevens van medewerkers
het verzamelen en bijhouden van gegevens van alle medewerkers, waaronder hun persoonlijke informatie, bankgegevens en belastinginformatie. Opgelet: de toepassing van de GDPR‑wetgeving is hierin erg belangrijk!
Bruto- en nettoloon berekenen
het berekenen van bruto- en nettolonen, rekening houdend met belastingen, sociale bijdragen en eventuele inhoudingen.
Heffingen berekenen
het berekenen en afdragen van heffingen en sociale bijdragen aan de betreffende instanties, zoals bedrijfsvoorheffing en RSZ‑bijdragen.
Loonstroken
het opstellen van loonstroken voor elke medewerker, waarop alle details van het salaris en eventuele bijkomende vergoedingen worden vermeld.
Betaling van de nettolonen
het daadwerkelijk uitbetalen van de lonen aan medewerkers.
Jaaropgaven
het genereren van jaaropgaven die medewerkers nodig hebben voor hun belastingaangifte.
Deze taken worden vaak uitbesteed aan een sociaal secretariaat. In dat geval werken we graag met hen samen om je loonadministratie te optimaliseren. De aansluiting bij een sociaal secretariaat is echter niet verplicht. Wens je je loonadministratie zelf in handen te houden en wil je hierbij ondersteuning? Dan is samenwerken met MeSa VB een verstandige beslissing.
Meer weten?
Belang van loonadministratie
Een correcte loonadministratie is om tal van redenen belangrijk.
Eerst en vooral is het bijhouden van een loonadministratie wettelijk verplicht in België. Vermijd boetes en juridische problemen door het correct berekenen en tijdig afdragen van belastingen en sociale bijdragen. Doorgaans moet je loonadministratie minimaal zeven jaar worden bewaard. Dit geldt voor documenten zoals loonstroken, belastingaangiften en jaaropgaven.
Daarnaast zorgt een correcte en tijdige betaling van de lonen voor tevreden werknemers. Een tijdige en correcte betaling van het loon helpt bij het behouden van talent.
Bovendien zorgt een goed bijgehouden loonadministratie voor een duidelijk inzicht in je personeelskosten, hetgeen essentieel is voor verdere budgettering en financiële planning.
Een georganiseerde loonadministratie bespaart je tijd en geld, zowel inzake loonverwerking als bij het oplossen van eventuele geschillen. Kom je er zelf niet toe om deze klus voor je rekening te nemen? Geen probleem. MeSa VB is hierin graag jouw rechterhand. In nauwe samenspraak met het sociaal secretariaat zorgen wij voor een vlekkeloze personeelsadministratie.
Loonadministratie uitbesteden
Je kan ervoor kiezen om je loonadministratie zelf te doen, maar het voeren en bijhouden van alle administratie en wetmatigheden is enorm arbeidsintensief. Je kan ook voor een sociaal secretariaat kiezen, maar voor starters, zelfstandigen en kmo’s zijn deze bureaus vaak log, complex en duur. Het uitbesteden van loonadministratie aan een gespecialiseerde virtual assistant is daarom een slimme, makkelijke én budgetvriendelijke oplossing.
MeSa VB heeft jarenlange expertise in loonadministratie en ‑optimalisatie. We scholen ons continu bij om de meest actuele wet- en regelgeving feilloos te kunnen toepassen. We nemen je met plezier de arbeidsintensieve, tijdrovende klus van loonadministratie uit handen zodat jij je optimaal kunt focussen op je core business. Bovendien gaan we graag voor jou aan de slag om de lonen van je medewerkers tot in de puntjes te optimaliseren.
Loonoptimalisatie
In België zijn we koploper als het op loonlasten aankomt.
Kortom: personeel in dienst hebben, betekent een ferme hap uit je budget.
Loonoptimalisatie is een win-win voor zowel de werkgever als de werknemer. Kunst is om het totale verloningspakket van je werknemers te optimaliseren door gebruik te maken van verschillende looncomponenten en secundaire arbeidsvoorwaarden. Op die manier profiteren jij als werkgever én je werknemer(s) van belastingvoordelen en kostenbesparingen. Gekende voorbeelden zijn maaltijdcheques, een hospitalisatie- of groepsverzekering of allerlei extra vergoedingen. Maar loonoptimalisatie gaat nog veel verder.
Een cafetariaplan is een specifieke vorm van loonoptimalisatie waarbij werknemers kiezen uit een menu van verschillende looncomponenten en secundaire arbeidsvoorwaarden. Net als in een cafetaria kunnen werknemers kiezen welke voordelen het beste bij hun behoeften en voorkeuren passen. Beschikbare opties zijn bijvoorbeeld extra vakantiedagen, een bonus, een bedrijfswagen of ‑fiets, pensioenbijdragen enz. Werknemers krijgen een bepaald budget toegewezen voor hun cafetariaplan waarmee ze hun zelf gekozen voordelen financieren.
Loonoptimalisatie bevat bovendien nog een ander aspect: verminderingen of vrijstellingen op RSZ, bedrijfsvoorheffing of bepaalde subsidies
Meer weten over loonadministratie en ‑optimalisering?
